Primero, el conteo inicial
Todo inventario empieza con un conteo de lo que hay hoy, producto por producto. Hazlo con la tienda cerrada o en un momento tranquilo, por góndola, para no contar dos veces lo mismo. Desde ese número, el sistema suma lo que compras y resta lo que vendes.
Lo que entra y lo que sale
- Compras. Registra la mercadería al llegar, con la factura o la guía del proveedor en la mano. Revisa que lo que llegó sea lo que dice el papel.
- Ventas. Con un lector de códigos de barras, cada venta descuenta el producto exacto. Escribir el nombre a mano es donde más se confunden las presentaciones.
- Mermas. Lo que se rompe, se vence, se consume o se pierde también sale del stock. Anótalo con su motivo: si no, aparece como un faltante sin explicación.
Cuándo contar
No todo se cuenta con la misma frecuencia. Cuenta en cada turno lo caro y lo que más se pierde, como cigarros, licores o recargas, y una vez al mes lo demás. Cuando el conteo no coincide con el sistema, revisa primero las compras sin registrar y las mermas sin anotar.
Stock mínimo y vencimientos
Ponle un stock mínimo a lo que no puede faltar: el aviso te llega antes de quedarte sin nada. Para lo que vence, como lácteos o embutidos, anota el lote y la fecha al recibirlo y vende primero lo que vence antes.
Cómo se hace en WaryPOS
- Carga tus productos desde Excel con la plantilla de productos y haz el conteo de partida en Inventario › Hacer inventario inicial.
- En Inventario cada producto está en un grupo: se cuenta en cada turno, una vez al mes o todavía no se controla. Cada uno tiene sus botones Contar, Merma, Historial y Mínimo.
- Las mermas llevan su motivo: rotura, vencido, consumo del personal, robo, muestra o degustación, u otro.
- La mercadería que llega se registra en Entró mercadería, con la factura del proveedor. En la app del celular, con Recibir compra y la cámara como lector.
- El stock mínimo avisa a la dirección cuando un producto baja de lo que fijaste.
- En Vencimientos anotas el lote y su fecha, y la venta sale primero del lote que vence antes.
- En la computadora vale un lector USB; en el celular, la cámara lee los códigos. Con una balanza etiquetadora, la caja lee el peso o el precio de la etiqueta.
Bueno saber
- El inventario lo ven el titular y el administrador; el cajero no ve las alertas de stock.
- La app del celular no se conecta a la balanza: el peso se escribe a mano.
- Si tienes un almacén aparte, el Almacén central traslada mercadería a cada local.